‍Osobní údaje zaměstnanců zpracováváme striktně pro účely související se zaměstnáním u Společnosti. Ve většině případů k tomu nepotřebujeme váš souhlas.

2.1 Personální a mzdová agenda
‍
‍Vedeme osobní spisy týkající se všech našich zaměstnanců za účelem zajištění personální a mzdové agendy. Zpracováváme tyto údaje:
· Identifikační a kontaktní údaje, údaje z nástupního formuláře
· Doklady o kvalifikaci: diplomy, certifikáty, apod.
· Smluvní a právní dokumenty: zejm. pracovní smlouvy, mzdové výměry, jiné smlouvy a dohody, žádosti o neplacené volno, popis práce dokumentace změn a ukončení pracovního poměru, dokumentace pracovních úrazů, srážky ze mzdy
· Různá potvrzení a souhlasy: např. o pracovnělékařských prohlídkách, zpracování osobních údajů, účasti na školeních, souhlas se stravenkovým paušálem, potvrzení o svěřeném majetku apod.
· Informace o výplatách mzdy: jako je číslo bankovního účtu, výplatní pásky apod.
· Přiznání k dani z příjmu a podkladové dokumenty k podávání daňových přiznání a provádění odvodů,
· Doklady vztahující se k pracovním cestám
‍
‍V rámci mzdové agendy zpracováváme také
· Různé evidence, např. pracovní doby, dovolené, pracovní neschopnosti a jiné evidence podle zákonů o sociálním zabezpečení a zdravotním pojištění
· Informace o zdravotním postižení
‍· Komunikace se státní správou: zejm. hlášení týkající se zaměstnanců

Osobní údaje zpracováváme za účelem splnění pracovní, popřípadě jiné smlouvy, kterou s vámi máme uzavřenou, tzv. účelem je plnění smlouvy. V mnoha případech zpracováváme osobní údaje proto, že nám to zákon ukládá (například evidence pracovní doby). Osobní údaje v osobním spise také zpracováváme proto, abychom mohli prokázat dodržování právních předpisů a řídit personální politiku Společnosti. Zpracování osobních údajů v těchto případech probíhá na základě oprávněného zájmu správce.

‍Mzdovou agendu zpracováváme za účelem výpočtu a výplaty mzdy ke splnění smluvních povinností a z důvodu právních povinností, které nám ukládají právní předpisy. Máme povinnost ohlašovat úřadům některé skutečnosti, provádět srážky a platby, vypracovávat za vás daňová přiznání a vést evidence pro účely zdravotního pojištění a sociálního zabezpečení. Za těmito účely musíme zpracovávat i informace o některých rodinných příslušnících. Pro účely mzdové agendy taktéž zpracováváme vaše rodné číslo na základě zákona.
‍
2.2 Výkon práce
‍
‍Abychom mohli plnit každodenní pracovní agendu, vést komunikaci v rámci Společnosti i mimo, poskytovat služby našim zákazníkům, zpracováváme tyto osobní údaje:
· Pracovní kontaktní údaje: např. služební emailová adresa, služební telefonní číslo apod.
· Dokumenty vytvořené výkonem práce zaměstnance: např. e-mailová dokumentace, dokumenty v elektronické i písemné formě, záznamy v IT systémech apod.Osobní údaje zpracováváme za účelem zajištění našich obchodních aktivit a dalších činností, které provádíme. Právní základem zpracování je náš oprávněný zájem.

2.3 Řízení zaměstnanců
‍
‍Na základě těchto informací přijímáme strategická rozhodnutí o personální politice. V rámci řízení zaměstnanců zpracováváme tyto údaje:
· Informace týkající se průběhu pracovního poměru: např. hodnocení zaměstnance, plnění pracovních úkolů, absence, vzájemná komunikace, stížnosti,
· Informace o mzdě, pracovním zařazení a kvalifikaci
‍· Jiné informace týkající se plnění pracovních úkolů, pracovního výkonu a dodržování právních předpisů při práci.
‍
Osobní údaje zpracováváme proto, abychom mohli řídit personální politiku Společnosti, např. vám můžeme nabídnout jinou pozici, nebo rozhodujeme o změnách v odměňování nebo plánování personálního obsazení, či řešíme stížnosti. Na základě osobních údajů můžeme zpracovávat různé statistiky a přehledy. Zpracování osobních údajů v těchto případech probíhá na základě oprávněného zájmu správce.

2.4 Bezpečnost a správa majetku a IT
‍
‍Při vchodu do budovy je instalována kamera, která pořizuje fotografie příchozích osob. Tyto údaje zpracováváme za účelem ochrany majetku Společnosti. Za účelem zajištění bezpečnosti a správy IT systémů:
· Přístupy do IT systémů jsou chráněny loginem a heslem, které Společnost přiděluje a odebírá zaměstnancům podle jejich role a potřeby, a vede evidence těchto přístupů.
· Společnost pořizuje záznamy o přístupech jednotlivých zaměstnanců do IT systémů Společnosti a provádění záznamů v těchto IT systémech (logy).
Za účelem ochrany IT systémů a majetku Společnosti je do některých prostor přístup přes přiložení čipu nebo mobilního telefonu s příslušnou aplikací na 2n čtečky. V pobočce v Hradci Králové se používá k odkování a zakódování alarmu mobilní aplikace.
Ve služebních automobilech jsou zabudovány GPS jednotky. GPS používáme pouze za účelem zjištění aktuální polohy v případě ztráty nebo krádeže vozidla, nebo za účelem zjištění polohy zaparkovaných nepoužívaných služebních automobilů.Zpracování pro účely bezpečnosti majetku a správy IT probíhá na základě oprávněného zájmu Společnosti.

‍2.5 Fotografie, video
‍
‍Pokud jste nám k tomu udělili souhlas, může použít vaše fotografie nebo video na intranetu a pro účely propagace na internetu nebo sociálních sítích. Podrobnosti jsou uvedeny v souhlasu.
Z firemních akcí můžeme pořizovat záznamy pro interní účely, zejména pro účely sdílení společných zážitků s kolegy. Toto zpracování probíhá na základě oprávněného zájmu.
Jestliže je reprezentace Společnosti součástí plnění Vašich pracovních úkolů, budeme zpracovávat fotografie a video za účelem plnění pracovní smlouvy.

‍2.6 Nouzový kontakt

Pokud jste nám k tomu udělili souhlas, budeme v případě krizové situace, která se vás týká, kontaktovat uvedenou kontaktní osobu. Krizovou situací může být zejména: úraz, vážná nevolnost, převoz do nemocnice, nebo jiná závažná událost na pracovišti nebo při výkonu práce, při které je ohroženo vaše zdraví nebo bezpečnost a máme oprávněný předpoklad, že nejste schopen/na kontaktovat své blízké sám/a.
Uvedení nouzové kontaktní osoby je zcela dobrovolné. Pokud budete chtít později kontaktní osobu pro případ nouze změnit nebo uvedenou kontaktní osobu zrušit, můžete tak kdykoliv udělat u pracovníků HR.
Nouzový kontakt zpracováváme jen po dobu pracovního poměru.

‍3. KDO MÁ PŘÍSTUP K OSOBNÍM ÚDAJŮM

‍V rámci naší Společnosti jsou Vaše osobní údaje přístupné pracovníkům HR, účtárny a některé také Vašim nadřízeným kolegům a vedení Společnosti. K zajištění mzdové agendy používáme externí účetní kancelář.

‍4. S KÝM OSOBNÍM ÚDAJE SDÍLÍME

‍Zákony nám ukládají povinnost ohlašovat určité informace některým státním orgánům, jako je správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny anebo finanční úřady. V rámci povinných auditů můžeme osobní údaje zpřístupnit auditorům. Pokud dojde k pojistné události, která se osobně týká zaměstnance, můžeme relevantní informace sdílet s pojišťovnami. Pokud je kontakt s veřejností součástí pracovních povinností zaměstnance, můžeme pracovní kontaktní údaje sdílet se třetími stranami, zejména našimi obchodními partnery, za účelem poskytování našich služeb a zajištění chodu společnosti. Osobní údaje můžeme sdílet i s kontraktory, dodavateli služeb souvisejícími s péčí o zaměstnance nebo s pracovními cestami, auditory, právními poradci. Osobní údaje můžeme také sdílet s důvěryhodnými zpracovateli osobních údajů.

‍5. DOBA UCHOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

‍Osobní údaje zaměstnanců uchováváme po omezenou dobu a mažeme je, jakmile již nejsou pro daný účel potřeba. To většinou znamená, že budeme osobní údaje uchovávat po dobu pracovního poměru zaměstnance nebo jiného pracovněprávního vztahu. Po ukončení vztahu budeme některé osobní údaje archivovat po promlčecí doby za účelem výkonu práv a obrany proti případným nárokům nebo pro případ kontrol státními orgány. V mnoha případech nám právní předpisy nařizují delší archivační dobu, která může být až 45 let od ukončení pracovního poměru.

Doba zpracování elektronických a písemných záznamů a dokumentů, které vznikly v rámci výkonu práce, se řídí dobou uchování příslušných dokumentů (například doba uchování dokladů k obchodním smlouvám nebo komunikaci).

Údaje zpracovávané za účelem bezpečnosti a správy majetku a IT zpravidla mají kratší dobu uchování, například fotografie z bezpečnostních kamer uchováváme 72 hodin.

‍6. PRÁVA SPOJENÁ SE ZPRACOVÁVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

‍Podle právních předpisů máte právo nás požádat o to, abychom vám poskytli informace či provedli některé operace s osobními údaji.

‍Právo na přístup: Máte právo na kopii osobních informací, které o Vás uchováváme, a na určité informace o tom, jak je využíváme.

‍Právo na opravu: Pokud se domníváte, že jsou informace, které o Vás máme, nepřesné, můžete nás požádat o jejich aktualizaci či změnu. V průběhu zaměstnání máte právní povinnost nám změny osobních údajů hlásit.

‍Právo vznést námitku: Máte právo vznést námitku proti zpracování, které provádíme za účelem oprávněného zájmu, pouze však za předpokladu, že neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování. Námitku nelze vznést proti zpracování, které nám ukládá zákon.

‍Právo odvolat souhlas: Pokud osobní údaje zpracováváme s Vaším souhlasem, můžete souhlas s dalším užitím kdykoliv odvolat.

‍Právo na výmaz: Za určitých okolností máte právo nás požádat, abychom Vaše údaje vymazali, například pokud již osobní údaje nejsou nutné pro původní účel nebo pokud odvoláte souhlas. Musí to však být vyvážené s ohledem na jiné faktory. Například můžeme mít právní povinnosti, které znamenají, že Vaší žádosti nemůžeme vyhovět.

‍Právo na přenositelnost údajů: Za určitých okolností máte právo nás požádat, abychom Vám poskytli Vaše osobní údaje ve strojově čitelném formátu. Můžete také požádat, abychom údaje předali třetí osobě.

‍Právo na omezení zpracování: Za určitých okolností máte právo nás požádat, abychom přestali Vaše osobní informace využívat, například pokud se domníváte, že osobní informace, které o Vás uchováváme, nejsou přesné nebo pokud se domníváte, že není potřeba, abychom Vaše osobní informace nadále využívali.  

Naše povinnost žádosti vyhovět v některých případech závisí na tom, pro jaký účel Vaše údaje zpracováváme. Některá práva lze uplatnit jen pro určité účely zpracování, nebo existují výjimky.

‍